Anleitung & FAQ

Registrierung

Vereinsheld ist kostenlos nutzbar. Zur Registrierung öffnet ihr vereinsheld.app/login, klickt auf „Registrieren“ und gebt eure E-Mail-Adresse sowie ein Passwort ein. Anschließend erhaltet ihr eine Bestätigungsmail – klickt auf den Link darin, um euer Konto zu aktivieren.

Alternativ: App aus dem App Store (iOS) oder Google Play (Android) herunterladen und dort registrieren.

Verein anlegen

Nach der ersten Anmeldung werdet ihr durch einen Einrichtungsassistenten geführt. Gebt den Vereinsnamen, ein Logo (optional) und grundlegende Informationen ein. Der Verein ist danach sofort nutzbar.

Wo: Dashboard → Vereinseinstellungen → Vereinsprofil

Mitglieder einladen

Ihr könnt Mitglieder per E-Mail einladen. Sie erhalten einen Link, registrieren sich und werden automatisch eurem Verein zugeordnet. Alternativ können Mitglieder einen Einladungscode in der App eingeben.

Wo: Dashboard → Einladungen

App herunterladen

• iOS: App Store → „Vereinsheld“ suchen
• Android: Google Play → „Vereinsheld“ suchen
• Web: vereinsheld.app im Browser öffnen

Alle Plattformen sind synchronisiert – Daten sind überall sofort verfügbar.

Mitgliederliste

Alle aktiven Mitglieder auf einen Blick: Name, Mitgliedschaftsart, Status und Kontaktdaten. Über die Suchfunktion und Filter lassen sich Mitglieder schnell finden.

Wo: Dashboard → Mitglieder

Mitglied anlegen & bearbeiten

Klickt auf „Mitglied hinzufügen“ oder öffnet ein bestehendes Mitglied. Folgende Daten können hinterlegt werden:

• Name, Geburtsdatum, Geschlecht
• Kontaktdaten (E-Mail, Telefon, Adresse)
• Mitgliedschaftsart und Eintrittsdatum
• Rollen & Berechtigungen im Verein
• Zahlungsstatus offener Beiträge
• Zugehörige Familie (bei Familienmitgliedern)
• Profilfoto

Wo: Dashboard → Mitglieder → [Mitglied auswählen]

Mitgliedschaftsarten

Definiert verschiedene Mitgliedschaftsarten (z. B. „Aktiv“, „Passiv“, „Jugend“, „Ehrenmitglied“) mit individuellen Beitragsbeträgen, Zahlungsintervallen (monatlich, vierteljährlich, halbjährlich, jährlich oder einmalig) und Beschreibungen. Bei aktivierter erweiterter Finanzverwaltung können Beitragsarten auch als Familienbeitrag konfiguriert werden (gilt dann für die gesamte Familie statt für einzelne Mitglieder).

Wo: Dashboard → Mitgliedschaftsarten

Vereinsstruktur

Erstellt Gruppen, Abteilungen oder Mannschaften innerhalb eures Vereins und weist Mitglieder diesen Struktureinheiten zu.

Wo: Dashboard → Vereinsstruktur

Antragsseite aktivieren

Sobald aktiviert, erhaltet ihr eine öffentliche URL, die ihr auf eurer Vereinswebseite, in Social Media oder per E-Mail teilen könnt. Interessierte füllen das Formular aus und senden ihren Antrag ab.

Wo: Dashboard → Mitgliedsanträge → Einstellungen

Antrag prüfen und annehmen

Eingehende Anträge erscheinen in der Antrags-Übersicht. Als Admin könnt ihr jeden Antrag einsehen, bei Bedarf Rückfragen stellen und dann:

• Annehmen – das Mitglied wird automatisch angelegt, erhält eine Bestätigungs-E-Mail und eine Einladung zur App
• Ablehnen – der Antragsteller wird per E-Mail informiert

Wo: Dashboard → Mitgliedsanträge

Antragsformular anpassen

Ihr könnt festlegen, welche Felder im Antragsformular erscheinen und welche Mitgliedschaftsarten zur Auswahl stehen. So passt sich das Formular genau an eure Vereinsstruktur an.

Wo: Dashboard → Mitgliedsanträge → Einstellungen

Saison erstellen

Legt eine neue Saison mit Namen (z. B. „2025/2026“) und Zeitraum an. Saisonen können als aktiv oder abgeschlossen markiert werden.

Wo: Dashboard → Saisonen → Neue Saison

Mitglieder einer Saison zuordnen

Weist Mitglieder der aktuellen Saison zu. So lässt sich nachvollziehen, wer in welcher Saison aktiv war – ideal für Sportvereine mit Spielberechtigungen oder Vereine mit saisonalen Mitgliedschaften.

Wo: Dashboard → Saisonen → [Saison auswählen]

Saisonübergreifende Auswertung

Vergleicht Mitgliederzahlen und Aktivitäten über mehrere Saisonen hinweg. Abgeschlossene Saisonen bleiben archiviert und können jederzeit eingesehen werden.

Wo: Dashboard → Saisonen

Veranstaltung erstellen

Erstellt einen Termin mit folgenden Angaben:

• Titel, Datum & Uhrzeit (Start und Ende)
• Ort / Adresse
• Kategorie (z. B. Training, Meeting, Fest)
• Beschreibung
• Zielgruppe (alle Mitglieder oder bestimmte Gruppen)
• Teilnahme-Rückmeldung aktivieren (Zusage / Absage)

Nach der Erstellung werden Mitglieder per Push-Benachrichtigung und optional per E-Mail informiert.

Wo: Dashboard → Veranstaltungen → Neue Veranstaltung

Veranstaltungskategorien

Erstellt eigene Kategorien (mit Farbe und Icon) um Termine übersichtlich zu gliedern, z. B. „Training“, „Vorstand“, „Jugend“.

Wo: Dashboard → Veranstaltungskategorien

Teilnahmen verwalten

In der Detailansicht einer Veranstaltung seht ihr, wer zugesagt, abgesagt oder noch nicht geantwortet hat.

Wo: Dashboard → Veranstaltungen → [Termin auswählen]

Chat

Der integrierte Chat ermöglicht direkte Unterhaltungen zwischen Vereinsmitgliedern – kein WhatsApp, kein E-Mail-Ping-Pong mehr. Es gibt:

• Direktnachrichten – private 1-zu-1-Gespräche zwischen zwei Mitgliedern
• Gruppenchats – Chats für Abteilungen, Mannschaften oder frei zusammengestellte Gruppen

Alle Mitglieder erhalten Push-Benachrichtigungen auf ihrem Smartphone, sobald eine neue Nachricht eingeht. Der Chat ist auf iOS, Android und im Web verfügbar und synchronisiert sich in Echtzeit.

Wo: Dashboard → Chat

Ankündigungen

Verfasst offizielle Mitteilungen an alle oder ausgewählte Mitglieder – ideal für Neuigkeiten, Erinnerungen oder wichtige Informationen. Ankündigungen erscheinen im Feed aller Empfänger und lösen eine Push-Benachrichtigung aus. Im Gegensatz zum Chat sind Ankündigungen einseitig: Admins senden, Mitglieder lesen.

Wo: Dashboard → Ankündigungen

E-Mail-Vorlagen

Erstellt wiederverwendbare E-Mail-Vorlagen für häufig versendete Nachrichten, z. B. Beitragsmahnungen, Willkommensnachrichten oder Einladungen.

Wo: Dashboard → E-Mail-Vorlagen

Benachrichtigungen

Steuert, welche Benachrichtigungen ihr als Admin erhaltet (Push, E-Mail). Mitglieder können ihre eigenen Benachrichtigungseinstellungen in der App selbst verwalten.

Wo: Dashboard → Benachrichtigungen

Standard-Finanzverwaltung

In jedem Tarif enthalten. Umfasst folgende Bereiche:

Dashboard

Finanzübersicht mit Gesamteinnahmen, Gesamtausgaben und aktuellem Saldo für den gewählten Zeitraum.

Wo: Dashboard → Finanzen → Dashboard

Beiträge

Definiert Beitragsarten mit Betrag und Zahlungsintervall, weist sie einzelnen Mitgliedern zu und verfolgt den Zahlungsstatus (offen, bezahlt, überfällig, teilbezahlt, erlassen).

Wo: Dashboard → Finanzen → Beiträge

Erinnerungen

Versendet automatische oder manuelle Zahlungserinnerungen per E-Mail an Mitglieder mit offenen oder überfälligen Beiträgen.

Wo: Dashboard → Finanzen → Erinnerungen

Erweiterte Finanzverwaltung

Aktivierbar in den Vereinseinstellungen. Schaltet zusätzlich zur Standard-Finanzverwaltung folgende Funktionen frei:

Wo: Dashboard → Vereinseinstellungen → Erweiterte Finanzen aktivieren

Vereinskasse

Vollständige Einnahmen- und Ausgabenbuchhaltung für den Verein. Jede Buchung enthält:

• Betrag, Datum, Buchungstyp (Einnahme / Ausgabe / Umbuchung)
• Zahlungsmethode: Bar, Überweisung, Lastschrift, PayPal, Sonstige
• Quittungsnummer (fortlaufend oder manuell)
• Beleganhang (Foto oder PDF)
• Notizen
• Zuordnung zu einer Abteilung oder einem Vereinsereignis (für interne Kostenstellenrechnung)

Wo: Dashboard → Finanzen → Vereinskasse

Mehrere Konten

Legt mehrere Vereinskonten an (z. B. Hauptkasse, Jugendkasse, Festkasse) und bucht zwischen ihnen um. Jedes Konto hat eine eigene Buchungshistorie und einen eigenen Saldo.

Wo: Dashboard → Finanzen → Vereinskasse → Konten

Familienbeiträge

Beitragsarten können als Familienbeitrag konfiguriert werden. Der Beitrag gilt dann für die gesamte Familie und wird dem Hauptmitglied (Guardian) zugeordnet – statt jedem Familienmitglied einzeln.

Wo: Dashboard → Mitgliedschaftsarten → [Beitragsart] → Typ: Familienbeitrag

Bereichs- und Ereigniszuordnung

Ordnet Buchungen einer Abteilung (Bereich) oder einer Veranstaltung (Ereignis) zu. Dadurch lassen sich Kosten und Einnahmen pro Abteilung oder Event auswerten – z. B. „Was hat das Sommerfest gekostet?“ oder „Wie viel Einnahmen hat die Jugendabteilung generiert?“.

Wo: Dashboard → Finanzen → Vereinskasse → [Buchung] → Bereich / Ereignis

Abstimmung erstellen

Legt eine Abstimmung mit Frage, Antwortoptionen und Gültigkeitszeitraum an. Abstimmungen können offen (Ergebnis sofort sichtbar) oder geschlossen (Ergebnis erst nach Ende) sein. Mitglieder werden per Push-Benachrichtigung informiert.

Wo: Dashboard → Abstimmungen → Neue Abstimmung

Ergebnisse auswerten

Nach Ende der Abstimmung seht ihr das vollständige Ergebnis mit prozentualer Auswertung und Teilnehmerliste (sofern nicht anonym).

Wo: Dashboard → Abstimmungen → [Abstimmung auswählen]

Newsletter verfassen & versenden

Erstellt und versendet Newsletter direkt aus Vereinsheld an eure Kontaktlisten. Ihr könnt Betreff, Inhalt und Empfängergruppe festlegen.

Wo: Dashboard → Newsletter

Öffentliche Newsletter-Anmeldeseite

Aktiviert eine öffentliche Anmeldeseite, über die sich Interessierte per Double-Opt-in für euren Newsletter anmelden können – ohne ein Vereinsheld-Konto zu benötigen. Angemeldete Personen werden automatisch in die gewählte Kontaktliste eingetragen.

Voraussetzung: Ihr müsst die SMTP-Zugangsdaten eures vereinseigenen Mailservers hinterlegen. Bestätigungsmails und Newsletter werden dann ausschließlich über euren Mailserver versendet – Vereinsheld erscheint nirgendwo als Absender.

Wo: Dashboard → Newsletter-Anmeldeseite

Kontakte

Neben Vereinsmitgliedern könnt ihr externe Personen als Kontakte verwalten – z. B. Sponsoren, Geschäftspartner oder Newsletter-Interessenten. Kontakte haben kein Vereinsheld-Konto und erscheinen nicht in der Mitgliederliste.

Wo: Dashboard → Kontakte

Kontaktlisten

Fasst Kontakte in Listen zusammen (z. B. „Newsletter“, „Sponsoren“, „Eltern“). Kontaktlisten werden für den Newsletter-Versand und die Newsletter-Anmeldung verwendet. Eine Person kann in mehreren Listen sein.

Wo: Dashboard → Kontaktlisten

Familie anlegen

Erstellt eine Familie und fügt Erziehungsberechtigte (Guardians) sowie Kinder hinzu. Weitere Erziehungsberechtigte können per E-Mail-Einladung zur Familie eingeladen werden.

Wo: Dashboard → Familien → Familie anlegen

Kindprofil

Kindprofile enthalten Stammdaten, Mitgliedschaftsart und Teilnahmen an Veranstaltungen. Sie werden von einem Elternteil verwaltet. Kinder können als Vereinsmitglied registriert werden und eigene Beitragsarten erhalten.

Wo: Dashboard → Familien → [Familie] → Kindprofil

Familienbeiträge (Erweiterte Finanzen)

Mit aktivierter Erweiterter Finanzverwaltung können Beitragsarten als Familienbeitrag konfiguriert werden. Der Beitrag wird dann dem Hauptmitglied (Guardian) zugeordnet und gilt für die gesamte Familie – statt jedem Kind einen eigenen Beitrag zuzuweisen.

Wo: Dashboard → Mitgliedschaftsarten → Typ: Familienbeitrag

Rollen erstellen

Erstellt eigene Rollen (z. B. „Kassenwart“, „Trainer“, „Schriftführer“) und weist ihnen Berechtigungen zu. Mitglieder können mehrere Rollen gleichzeitig haben.

Wo: Dashboard → Rollen & Berechtigungen

Berechtigungen im Überblick

Folgende Berechtigungen können Rollen zugewiesen werden:

• CONTACTS_EDIT – Kontakte und Kontaktlisten bearbeiten
• MEMBERS_VIEW / MEMBERS_EDIT – Mitglieder einsehen und bearbeiten
• EVENTS_MANAGE – Veranstaltungen anlegen und bearbeiten
• FINANCE_VIEW / FINANCE_MANAGE – Finanzen einsehen und buchen
• ANNOUNCEMENTS_MANAGE – Ankündigungen verfassen
• ADMIN – Vollzugriff (nur für Vereinsadmins)

Wo: Dashboard → Rollen & Berechtigungen

Vereinsprofil

Name, Logo, Beschreibung, Website und Kontaktdaten des Vereins. Das Logo erscheint in der App und auf öffentlichen Seiten.

Wo: Dashboard → Vereinseinstellungen → Vereinsprofil

Erweiterte Finanzen aktivieren

Schaltet die Erweiterte Finanzverwaltung frei: Vereinskasse, mehrere Konten, Familienbeiträge und Bereichszuordnungen. Die Einstellung kann jederzeit geändert werden; vorhandene Buchungen bleiben erhalten.

Wo: Dashboard → Vereinseinstellungen → Erweiterte Finanzen aktivieren

Allgemeine Einstellungen

Sprache, Zeitzone und weitere globale Einstellungen des Vereins.

Wo: Dashboard → Vereinseinstellungen → Einstellungen

Benutzerverwaltung

Übersicht aller Benutzerkonten, die eurem Verein zugeordnet sind. Admins können Konten deaktivieren oder entfernen.

Wo: Dashboard → Benutzerverwaltung

Profil bearbeiten

Name, Profilfoto, E-Mail-Adresse und persönliche Einstellungen.

Wo: Dashboard → Mein Profil

Passwort ändern

Wo: Dashboard → Passwort ändern

Benachrichtigungen (persönlich)

Steuert für euer Konto individuell, für welche Ereignisse ihr Push-Benachrichtigungen oder E-Mails erhalten möchtet.

Wo: Dashboard → Benachrichtigungszentrale

Konto löschen

Ihr könnt euer Konto jederzeit dauerhaft löschen. Alle persönlichen Daten werden unwiderruflich entfernt. Vereinsdaten bleiben für andere Admins erhalten.

Wo: Dashboard → Mein Profil → Konto löschen

Abonnement verwalten

Seht euren aktuellen Tarif, die nächste Abrechnung und könnt euer Abonnement upgraden, downgraden oder kündigen.

Wo: Dashboard → Abonnement

Kündigung

Monatsabonnements können jederzeit mit 24 Stunden Vorlauf zum Ende des aktuellen Abrechnungszeitraums gekündigt werden. Nach der Kündigung bleibt der bezahlte Tarif bis zum Ablauf aktiv, danach wechselt der Verein automatisch in den Free-Tarif.

• iOS: App Store → Einstellungen → Abonnements
• Android: Google Play → Abonnements
• Web: Dashboard → Abonnement → Kündigen

Mitglieder importieren (CSV)

Ladet eine CSV-Datei mit euren bestehenden Mitgliederdaten hoch. Pflichtfelder sind Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse. Optional: Geburtsdatum, Telefon, Adresse, Mitgliedschaftsart und Eintrittsdatum.

Eine Vorlage zum Download findet ihr direkt auf der Import-Seite.

Wo: Dashboard → Datentransfer → Import

Daten exportieren

Exportiert Mitglieder, Kontakte oder Finanzdaten als CSV-Datei – kompatibel mit Excel, Google Sheets und anderen Tools.

Wo: Dashboard → Datentransfer → Export