Anleitung & FAQ
1. Erste Schritte
Registrierung
Vereinsheld ist kostenlos nutzbar. Zur Registrierung öffnet ihr vereinsheld.app/login, klickt auf „Registrieren“ und gebt eure E-Mail-Adresse sowie ein Passwort ein. Anschließend erhaltet ihr eine Bestätigungsmail – klickt auf den Link darin, um euer Konto zu aktivieren.
Alternativ: App aus dem App Store (iOS) oder Google Play (Android) herunterladen und dort registrieren.
Verein anlegen
Nach der ersten Anmeldung werdet ihr durch einen Einrichtungsassistenten geführt. Gebt den Vereinsnamen, ein Logo (optional) und grundlegende Informationen ein. Der Verein ist danach sofort nutzbar.
Wo: Dashboard → Vereinsdaten
Demo-Verein testen
Wenn ihr nach der Registrierung noch keinem Verein angehört, könnt ihr zwischen Verein gründen, Verein beitreten und Demo-Verein testen wählen. Ein Demo-Verein wird erst angelegt, wenn ihr diese Option aktiv auswählt. Der Vereinsname kann übernommen oder frei gewählt werden; für die Einrichtung ist nur euer Name erforderlich.
Der Demo-Verein enthält zwei neutrale Beispielmitglieder, eine Mitgliederrolle und vorbereitete Beispieldaten. Ihr seid Administrator des Vereins. Standardmodule sind aktiv, komplexere Module können in den Moduleinstellungen zugeschaltet werden. Funktional gelten die Grenzen der Free-Version; externe produktive Aktionen wie Einladungen, Newsletter, SEPA-Exporte oder der Kauf eines Abonnements sind gesperrt.
- Der Demo-Verein kann bis zu 60 Tage aktiv genutzt werden.
- Nach 60 Tagen wird er als abgelaufen angezeigt und kann nicht weiter genutzt werden.
- Spätestens 90 Tage nach der Erstellung wird ausschließlich der Demo-Verein automatisch gelöscht.
- Beim Vereinswechsel könnt ihr entscheiden, ob der Demo-Verein sofort gelöscht werden soll.
Nach Ablauf oder Löschung gelangt ihr wieder zur Auswahl, um einen Verein zu gründen, einem Verein beizutreten oder einen neuen Demo-Verein zu starten.
Wo: Anmeldung → Vereinsauswahl → Demo-Verein testen
Mitglieder einladen
Ihr könnt Mitglieder per E-Mail einladen. Sie erhalten einen Link, registrieren sich und werden automatisch eurem Verein zugeordnet. Alternativ können Mitglieder einen Einladungscode in der App eingeben.
Wo: Dashboard → Einladungen
App herunterladen
- iOS: App Store → „Vereinsheld“ suchen
- Android: Google Play → „Vereinsheld“ suchen
- Web: vereinsheld.app im Browser öffnen
Alle Plattformen sind synchronisiert – Daten sind überall sofort verfügbar.
2. Mitgliederverwaltung
Die Mitgliederverwaltung ist das Herzstück von Vereinsheld. Hier verwaltet ihr alle Personen, die eurem Verein angehören.
Mitgliederliste
Alle aktiven Mitglieder auf einen Blick: Name, Mitgliedschaftsart, Status und Kontaktdaten. Über die Suchfunktion und Filter lassen sich Mitglieder schnell finden.
Wo: Dashboard → Mitglieder
Mitglied anlegen & bearbeiten
Klickt auf „Mitglied anlegen“ oder öffnet ein bestehendes Mitglied. Folgende Daten können hinterlegt werden:
- Name, Geburtsdatum, Geschlecht
- Kontaktdaten (E-Mail, Telefon, Adresse)
- Mitgliedschaftsart und Eintrittsdatum
- Rollen & Berechtigungen im Verein
- Zahlungsstatus offener Beiträge
- Zugehörige Familie (bei Familienmitgliedern)
- Profilfoto
Wo: Dashboard → Mitglieder → [Mitglied auswählen]
Mitgliedschaftsarten
Definiert verschiedene Mitgliedschaftsarten (z. B. „Aktiv“, „Passiv“, „Jugend“, „Ehrenmitglied“) und hinterlegt dazu entweder einen monatlichen Beitrag oder eine oder mehrere bestehende Beitragsarten. Die Beitragsarten selbst – mit Betrag, Zahlungsintervall (monatlich, vierteljährlich, halbjährlich, jährlich oder einmalig) und Beschreibung – legt ihr im Finanzbereich an. Bei aktivierter erweiterter Finanzverwaltung gibt es zusätzlich den Familienbeitrag: Er gilt für die gesamte Familie statt für einzelne Mitglieder und wird direkt Familien zugewiesen, nicht über Mitgliedschaftsarten.
Wo: Dashboard → Einstellungen → Mitgliedschaftsarten
Vereinsstruktur
Erstellt Gruppen, Abteilungen oder Mannschaften innerhalb eures Vereins und weist Mitglieder diesen Struktureinheiten zu.
Wo: Dashboard → Vereinsstruktur
3. Online-Mitgliedsantrag
Der Online-Mitgliedsantrag ermöglicht es Interessierten, sich direkt über eine öffentliche Webseite bei eurem Verein zu bewerben – ohne ein Vereinsheld-Konto zu benötigen.
Antragsseite aktivieren
Sobald aktiviert, erhaltet ihr eine öffentliche URL, die ihr auf eurer Vereinswebseite, in Social Media oder per E-Mail teilen könnt. Interessierte füllen das Formular aus und senden ihren Antrag ab.
Wo: Dashboard → Mitgliedsanträge → Formular konfigurieren
Antrag prüfen und annehmen
Eingehende Anträge erscheinen in der Antrags-Übersicht. Als Admin könnt ihr jeden Antrag einsehen, bei Bedarf Rückfragen stellen und dann:
- Annehmen – das Mitglied wird automatisch angelegt, erhält eine Bestätigungs-E-Mail und eine Einladung zur App
- Ablehnen – der Antragsteller wird per E-Mail informiert
Wo: Dashboard → Mitgliedsanträge
Antragsformular anpassen
Ihr könnt festlegen, welche Felder im Antragsformular erscheinen und welche Mitgliedschaftsarten zur Auswahl stehen. So passt sich das Formular genau an eure Vereinsstruktur an.
Wo: Dashboard → Mitgliedsanträge → Formular konfigurieren
4. Saisonen
Mit dem Saisonen-Modul behaltet ihr den Überblick über mehrere Vereinsjahre oder Spielzeiten. Saisonen helfen dabei, Mitgliedschaften, Beiträge und Aktivitäten zeitlich zu gliedern.
Saison erstellen
Legt eine neue Saison mit Namen (z. B. „2025/2026“) und Zeitraum an. Saisonen können als aktiv oder abgeschlossen markiert werden.
Wo: Dashboard → Saison → Neue Saison
Mitglieder einer Saison zuordnen
Weist Mitglieder der aktuellen Saison zu. So lässt sich nachvollziehen, wer in welcher Saison aktiv war – ideal für Sportvereine mit Spielberechtigungen oder Vereine mit saisonalen Mitgliedschaften.
Wo: Dashboard → Saison → [Saison auswählen]
Saisonübergreifende Auswertung
Vergleicht Mitgliederzahlen und Aktivitäten über mehrere Saisonen hinweg. Abgeschlossene Saisonen bleiben archiviert und können jederzeit eingesehen werden.
Wo: Dashboard → Saison
5. Termine & Veranstaltungen
Plant Vereinstermine, Trainings, Hauptversammlungen und Veranstaltungen – alle Mitglieder werden automatisch informiert.
Veranstaltung erstellen
Erstellt einen Termin mit folgenden Angaben:
- Titel, Datum & Uhrzeit (Start und Ende)
- Ort / Adresse
- Kategorie (z. B. Training, Meeting, Fest)
- Beschreibung
- Zielgruppe (alle Mitglieder oder bestimmte Gruppen)
- Teilnahme-Rückmeldung aktivieren (Zusage / Absage)
Nach der Erstellung werden Mitglieder per Push-Benachrichtigung und optional per E-Mail informiert.
Wo: Dashboard → Veranstaltungen → Termin anlegen
Veranstaltungskategorien
Erstellt eigene Kategorien (jeweils mit eigener Farbe), um Termine übersichtlich zu gliedern, z. B. „Training“, „Vorstand“, „Jugend“.
Wo: Dashboard → Einstellungen → Terminkategorien
Teilnahmen verwalten
In der Detailansicht einer Veranstaltung seht ihr, wer zugesagt, abgesagt oder noch nicht geantwortet hat.
Wo: Dashboard → Veranstaltungen → [Termin auswählen]
6. Kommunikation & Chat
Chat
Der integrierte Chat ermöglicht direkte Unterhaltungen zwischen Vereinsmitgliedern – kein WhatsApp, kein E-Mail-Ping-Pong mehr. Es gibt:
- Direktnachrichten – private 1-zu-1-Gespräche zwischen zwei Mitgliedern
- Gruppenchats – Chats für Abteilungen, Mannschaften oder frei zusammengestellte Gruppen
Alle Mitglieder erhalten Push-Benachrichtigungen auf ihrem Smartphone, sobald eine neue Nachricht eingeht. Der Chat ist auf iOS, Android und im Web (dort unter „Postfach“) verfügbar und synchronisiert sich in Echtzeit.
Wo: Dashboard → Postfach
Ankündigungen
Verfasst offizielle Mitteilungen an alle oder ausgewählte Mitglieder – ideal für Neuigkeiten, Erinnerungen oder wichtige Informationen. Ankündigungen erscheinen im Feed aller Empfänger und lösen eine Push-Benachrichtigung aus. Im Gegensatz zum Chat sind Ankündigungen einseitig: Admins und Berechtigte senden, Mitglieder lesen.
Wo: Dashboard → Ankündigungen
E-Mail-Vorlagen
Erstellt wiederverwendbare E-Mail-Vorlagen für häufig versendete Nachrichten, z. B. Beitragsmahnungen, Willkommensnachrichten oder Einladungen.
Wo: Dashboard → E-Mail-Vorlagen
Benachrichtigungen
Legt fest, zu welchen Bereichen ihr Benachrichtigungen per Push oder E-Mail erhaltet, z. B. zu Chatnachrichten, Terminen, Abstimmungen oder Ankündigungen. Die Einstellungen gelten pro Konto: Admins und Mitglieder verwalten sie jeweils selbst.
Wo: Dashboard → Benachrichtigungseinstellungen
7. Finanzen & Beiträge
Vereinsheld bietet zwei Finanzmodi: die Standard-Finanzverwaltung für einfaches Beitragsmanagement und die Erweiterte Finanzverwaltung für vollständige Vereinsbuchhaltung. Der Modus wird in den Vereinseinstellungen aktiviert.
Standard-Finanzverwaltung
In jedem Tarif enthalten. Umfasst folgende Bereiche:
Dashboard
Finanzübersicht mit Gesamteinnahmen, Gesamtausgaben und aktuellem Saldo für den gewählten Zeitraum.
Wo: Dashboard → Finanzen → Dashboard
Beiträge
Definiert Beitragsarten mit Betrag und Zahlungsintervall, weist sie einzelnen Mitgliedern zu und verfolgt den Zahlungsstatus (offen, bezahlt, überfällig, teilbezahlt, erlassen).
Wo: Dashboard → Finanzen → Beiträge
Erinnerungen
Versendet automatische oder manuelle Zahlungserinnerungen per E-Mail an Mitglieder mit offenen oder überfälligen Beiträgen.
Wo: Dashboard → Finanzen → Erinnerungen
Erweiterte Finanzverwaltung
Aktivierbar als Modul in den Vereinseinstellungen. Schaltet zusätzlich zur Standard-Finanzverwaltung folgende Funktionen frei:
Wo: Dashboard → Einstellungen → Module & Funktionen → Erweiterte Finanzverwaltung
Vereinskasse
Vollständige Einnahmen- und Ausgabenbuchhaltung für den Verein. Jede Buchung enthält:
- Betrag, Datum, Buchungstyp (Einnahme / Ausgabe / Umbuchung)
- Zahlungsmethode: Bar, Überweisung, Lastschrift, PayPal, Sonstige
- Quittungsnummer (fortlaufend oder manuell)
- Beleganhang (Foto oder PDF)
- Notizen
- Zuordnung zu einer Abteilung oder einem Vereinsereignis (für interne Kostenstellenrechnung)
Wo: Dashboard → Finanzen → Vereinskasse
Mehrere Konten
Legt mehrere Vereinskonten an (z. B. Hauptkasse, Jugendkasse, Festkasse) und bucht zwischen ihnen um. Jedes Konto hat eine eigene Buchungshistorie und einen eigenen Saldo.
Wo: Dashboard → Finanzen → Vereinskasse → Konten
Familienbeiträge
Beitragsarten können als Familienbeitrag konfiguriert werden. Der Beitrag wird dann der Familie als Ganzes zugewiesen – ein gemeinsamer Beitrag pro Familie statt einer für jedes Familienmitglied.
Wo: Dashboard → Finanzen → Beiträge → Beitragsarten → Beitragsziel: Familienbeitrag
Bereichs- und Ereigniszuordnung
Ordnet Buchungen einer Abteilung (Bereich) oder einer Veranstaltung (Ereignis) zu. Dadurch lassen sich Kosten und Einnahmen pro Abteilung oder Event auswerten – z. B. „Was hat das Sommerfest gekostet?“ oder „Wie viel Einnahmen hat die Jugendabteilung generiert?“.
Wo: Dashboard → Finanzen → Vereinskasse → [Buchung] → Bereich / Ereignis
8. Abstimmungen
Erstellt digitale Abstimmungen und Umfragen – ideal für Hauptversammlungen, Vereinsentscheidungen oder einfache Meinungsbilder.
Abstimmung erstellen
Legt eine Abstimmung mit Frage, Antwortoptionen und Gültigkeitszeitraum an. Abstimmungen können offen (Ergebnis sofort sichtbar) oder geschlossen (Ergebnis erst nach Ende) sein. Mitglieder werden per Push-Benachrichtigung informiert.
Wo: Dashboard → Abstimmungen → Neue Abstimmung
Ergebnisse auswerten
Nach Ende der Abstimmung seht ihr das vollständige Ergebnis mit prozentualer Auswertung und Teilnehmerliste (sofern nicht anonym).
Wo: Dashboard → Abstimmungen → [Abstimmung auswählen]
10. Kontakte & Kontaktlisten
Kontakte
Neben Vereinsmitgliedern könnt ihr externe Personen als Kontakte verwalten – z. B. Sponsoren, Geschäftspartner oder Newsletter-Interessenten. Kontakte haben kein Vereinsheld-Konto und erscheinen nicht in der Mitgliederliste.
Wo: Dashboard → Kontakte
Kontaktlisten
Fasst Kontakte in Listen zusammen (z. B. „Newsletter“, „Sponsoren“, „Eltern“). Kontaktlisten werden für den Newsletter-Versand und die Newsletter-Anmeldung verwendet. Eine Person kann in mehreren Listen sein.
Wo: Dashboard → Kontaktlisten
11. Familien & Kinder
Verwaltet Familien mit Erziehungsberechtigten und Kindern. Kinder unter 16 Jahren können kein eigenes Konto haben – ein Elternteil verwaltet das Kindprofil über sein eigenes Konto.
Familie anlegen
Erstellt eine Familie und fügt Erziehungsberechtigte (Guardians) sowie Kinder hinzu. Weitere Erziehungsberechtigte können per E-Mail-Einladung zur Familie eingeladen werden.
Wo: Dashboard → Familien → Familie erstellen
Kindprofil
Kindprofile enthalten Stammdaten, Mitgliedschaftsart und Teilnahmen an Veranstaltungen. Sie werden von einem Elternteil verwaltet. Kinder können als Vereinsmitglied registriert werden und eigene Beitragsarten erhalten.
Wo: Dashboard → Familien → [Familie] → Kindprofil
Familienbeiträge (Erweiterte Finanzen)
Mit aktivierter Erweiterter Finanzverwaltung können Beitragsarten als Familienbeitrag konfiguriert werden. Der Beitrag wird dann der Familie als Ganzes zugewiesen und gilt für die gesamte Familie – statt jedem Kind einen eigenen Beitrag zuzuweisen.
Wo: Dashboard → Finanzen → Beiträge → Beitragsarten → Beitragsziel: Familienbeitrag
12. Rollen & Berechtigungen
Steuert, wer im Verein welche Aktionen durchführen darf – ohne jedem alles freigeben zu müssen.
Rollen erstellen
Erstellt eigene Rollen (z. B. „Kassenwart“, „Trainer“, „Schriftführer“) und weist ihnen Berechtigungen zu. Mitglieder können mehrere Rollen gleichzeitig haben.
Wo: Dashboard → Rollen
Berechtigungen im Überblick
Vereinsheld kennt über 70 einzelne Berechtigungen, nach Bereichen gruppiert. Eine Auswahl:
- CONTACTS_VIEW / CONTACTS_EDIT – Kontakte und Kontaktlisten einsehen bzw. bearbeiten
- MEMBERS_VIEW / MEMBERS_MANAGE – Mitgliederliste einsehen bzw. Mitglieder anlegen, bearbeiten und löschen
- EVENT_CREATE / EVENT_MANAGE – Termine anlegen bzw. bearbeiten und löschen
- FINANCE_VIEW / FINANCE_MANAGE – Beiträge und Zahlungen einsehen bzw. Beitragsarten und Zahlungen anlegen und bearbeiten
- ANNOUNCEMENTS_SEND – Ankündigungen versenden
- ROLES_MANAGE – Rollen anlegen, bearbeiten und löschen
Vereinsadmins haben automatisch alle Berechtigungen – dafür gibt es keine eigene Berechtigung, die ihr einer Rolle zuweisen müsstet.
Wo: Dashboard → Rollen
13. Vereinseinstellungen
Vereinsprofil
Name, Logo, Beschreibung, Website und Kontaktdaten des Vereins. Das Logo erscheint in der App und auf öffentlichen Seiten.
Wo: Dashboard → Vereinsdaten
Erweiterte Finanzen aktivieren
Schaltet die Erweiterte Finanzverwaltung frei: Vereinskasse, mehrere Konten, Familienbeiträge und Bereichszuordnungen. Die Einstellung kann jederzeit geändert werden; vorhandene Buchungen bleiben erhalten.
Wo: Dashboard → Einstellungen → Module & Funktionen → Erweiterte Finanzverwaltung
Allgemeine Einstellungen
Unter „Einstellungen“ findet ihr euer Konto, die Sprache der Oberfläche und – als Admin – alle Vereinsbereiche, z. B. Abo & Tarif, Vereinsdaten, Module & Funktionen, Mitgliedsfelder, Mitgliedschaftsarten, Terminkategorien sowie Import & Export.
Wo: Dashboard → Einstellungen
Benutzerverwaltung
Übersicht aller Benutzerkonten, die eurem Verein zugeordnet sind. Admins können Konten deaktivieren, wieder aktivieren oder sperren und Einladungen versenden oder zurückziehen.
Wo: Dashboard → Nutzer
14. Mein Konto
Profil bearbeiten
Name, Profilfoto, E-Mail-Adresse und persönliche Einstellungen.
Wo: Dashboard → Mein Profil
Passwort ändern
Wo: Dashboard → Einstellungen → Passwort ändern
Benachrichtigungen (persönlich)
Steuert für euer Konto individuell, für welche Ereignisse ihr Push-Benachrichtigungen oder E-Mails erhalten möchtet.
Wo: Dashboard → Benachrichtigungseinstellungen
Konto löschen
Ihr könnt euer Konto jederzeit dauerhaft löschen. Alle persönlichen Daten werden unwiderruflich entfernt. Vereinsdaten bleiben für andere Admins erhalten.
Wo: Dashboard → Mein Profil → Konto löschen
15. Abonnement & Tarife
Vereinsheld gibt es im dauerhaft kostenlosen Free-Tarif und in vier kostenpflichtigen Tarifen: Starter (bis 25 Mitglieder), Team (bis 100 Mitglieder), Verein (bis 250 Mitglieder) und Unlimited (ohne Mitgliederlimit). Jeden kostenpflichtigen Tarif gibt es mit monatlicher oder jährlicher Zahlung. Preise und Leistungen findet ihr auf der Preisseite.
Abonnement verwalten
Unter „Abo & Tarif“ seht ihr euren aktuellen Tarif, seinen Status, das Laufzeitende und die Mitgliedernutzung, im Free-Tarif zusätzlich die Free-Limits. Vereinsadmins können dort einen kostenpflichtigen Tarif buchen. Gekündigt wird dagegen über den Weg, auf dem das Abo abgeschlossen wurde (siehe Kündigung).
Wo: Dashboard → Einstellungen → Abo & Tarif
Kündigung
Abonnements laufen monatlich oder jährlich und verlängern sich automatisch, wenn sie nicht spätestens 24 Stunden vor Ende des laufenden Abrechnungszeitraums gekündigt werden. Nach der Kündigung bleibt der bezahlte Tarif bis zum Ende des bezahlten Zeitraums aktiv; danach gilt für den Verein automatisch wieder der Free-Tarif. Bestehende Daten bleiben erhalten. Gekündigt wird immer über den Weg, auf dem das Abo abgeschlossen wurde:
- iOS (Kauf in der App): Einstellungen → [dein Name] → Abonnements → Vereinsheld
- Android (Kauf in der App): Google-Play-App → Profilbild → Zahlungen & Abos → Abos → Vereinsheld
- Web (Kauf auf vereinsheld.app): über den Link zur Abo-Verwaltung in der Kaufbestätigung, die ihr per E-Mail erhalten habt, oder per E-Mail an kontakt@vereinsheld.app. Im Dashboard unter „Abo & Tarif“ gibt es keinen Kündigen-Button.
16. Import & Export
Daten importieren (Excel)
Ladet eine Excel-Datei (.xlsx) mit euren bestehenden Mitgliedern, Kontakten, Terminen oder Beitragsarten hoch. Pro Zeile steht genau ein Datensatz; E-Mail-Adresse oder bestehende ID helfen dabei, vorhandene Einträge zu aktualisieren statt Duplikate anzulegen. Vor dem Übernehmen prüft und korrigiert ihr alles in einer Vorschau.
Als Vorlage nutzt ihr am besten zuerst den Export des jeweiligen Bereichs – dann sind alle erwarteten Spalten vorhanden.
Wo: Dashboard → Einstellungen → Import & Export
Daten exportieren
Exportiert Mitglieder, Kontakte, Termine oder Beitragsarten als Excel-Datei (.xlsx) – nutzbar mit Excel, Google Sheets und anderen Tabellenprogrammen.
Wo: Dashboard → Einstellungen → Import & Export
17. Häufige Fragen (FAQ)
Einstieg, Login & Abo
Ist Vereinsheld kostenlos?
Ja – der Free-Tarif ist dauerhaft kostenlos und ohne Kreditkarte nutzbar. Er umfasst bis zu 5 Mitglieder und 1 Admin sowie insgesamt 10 Termine, 10 Finanzbuchungen, 5 Umfragen, 5 Chats und 50 Nachrichten. Wenn ihr mehr braucht, wechselt ihr auf einen der vier kostenpflichtigen Tarife.
Kann ich mich mit Apple oder Google anmelden?
Ja. Neben E-Mail und Passwort könnt ihr euch mit Apple anmelden (im Web und in der iOS-App) und mit Google (in der iOS- und der Android-App). Egal, wie ihr euch anmeldet: Web, iOS und Android greifen auf denselben Vereinsheld-Account zu.
Wo: Login → Mit Apple anmelden / Mit Google anmelden
Gibt es Vereinsheld auch auf Englisch?
Ja. Vereinsheld ist auf mehrsprachige Nutzung ausgelegt. Deutsch bleibt die Standardsprache, zusätzlich können Oberflächen auf Englisch genutzt werden, wenn Mitglieder oder Teams internationaler arbeiten.
Wo: Dashboard → Einstellungen → Sprache
Wo kann ich mein Abonnement kündigen?
Gekündigt wird immer über den Weg, auf dem das Abo abgeschlossen wurde – spätestens 24 Stunden vor Ende des laufenden Abrechnungszeitraums. Mehr zu Tarifen und Laufzeit findet ihr unter Abonnement & Tarife.
- iOS (Kauf in der App): Einstellungen → [dein Name] → Abonnements → Vereinsheld
- Android (Kauf in der App): Google-Play-App → Profilbild → Zahlungen & Abos → Abos → Vereinsheld
- Web (Kauf auf vereinsheld.app): über den Link zur Abo-Verwaltung in der Kaufbestätigung, die ihr per E-Mail erhalten habt, oder per E-Mail an kontakt@vereinsheld.app. Im Dashboard unter „Abo & Tarif“ gibt es keinen Kündigen-Button.
Ich habe mein Passwort vergessen – was tun?
Klickt auf der Login-Seite auf „Passwort vergessen“. Ihr erhaltet eine E-Mail mit einem Link zum Zurücksetzen des Passworts.
Wo: Login → Passwort vergessen
Module, Rollen & Berechtigungen
Können Funktionen pro Verein ein- und ausgeschaltet werden?
Ja. Vereine können Module gezielt aktivieren oder ausblenden, zum Beispiel Saisonen, Online-Mitgliedsanträge, Umfragen, Vereinscloud, Rechnungseinreichungen oder andere Spezialbereiche. Ausgeschaltete Module verschwinden aus Navigation und Startseitenbereichen, die Daten werden aber nicht automatisch gelöscht.
Wo: Dashboard → Einstellungen → Module & Funktionen
Können mehrere Admins einen Verein verwalten?
Ja – in den kostenpflichtigen Tarifen könnt ihr mehrere Vereinsadmins einsetzen; im Free-Tarif ist 1 Admin enthalten. In jedem Tarif könnt ihr Mitglieder außerdem über Rollen mit genau den Berechtigungen ausstatten, die sie brauchen.
Wo: Dashboard → Rollen
Wie verhindere ich, dass zu viele Personen sensible Daten sehen?
Nutzt Rollen und einzelne Berechtigungen. Finanzdaten, Mitgliederlisten, Kontaktlisten, Cloud-Dateien oder Rechnungseinreichungen können getrennt freigegeben werden. Eltern- und Kontaktzugänge sollten nur die Bereiche erhalten, die sie tatsächlich benötigen.
Wo: Dashboard → Rollen
Mitglieder, Familien & Online-Anträge
Kann ich eigene Felder bei Mitgliedern anlegen?
Ja. Eigene Mitgliedsfelder helfen, vereinsinterne Informationen sauber abzulegen, zum Beispiel Trikotgröße, Instrument, Lizenznummer, Qualifikation, Startpass oder interne Kennzeichen.
Wo: Dashboard → Einstellungen → Mitgliedsfelder
Wie funktioniert der Online-Mitgliedsantrag?
Interessierte füllen eine öffentliche Antragsseite aus. Eingehende Anträge landen in der Antrags-Queue, werden geprüft und können anschließend als Mitglied übernommen oder abgelehnt werden.
Wo: Dashboard → Mitgliedsanträge
Was sehen Eltern im Familienmodul?
Eltern sehen die eigenen Kinder und die dafür notwendigen Stammdaten, Termine und Kommunikationsinhalte. Administrative Vereinsdaten, Finanzlisten, Rolleninformationen oder fremde Kontaktlisten gehören nicht in die Elternansicht.
Wo: Dashboard → Familien
Termine, Teilnahme & Offline-Nutzung
Kann ich Termine in Kalender-Apps übernehmen?
Ja. Termine können in Kalender-Apps geöffnet, exportiert oder abonniert werden. So erscheinen Vereinstermine zusätzlich im persönlichen Kalender des Mitglieds.
Wo: Dashboard → Veranstaltungen → Kalender abonnieren
Kann ich aus einem Termin eine Navigation starten?
Ja. Wenn beim Termin eine Adresse hinterlegt ist, können Mitglieder die Navigation über die jeweilige Karten- oder Navigationsapp öffnen.
Wo: Dashboard → Veranstaltungen → [Termin] → Ort
Können Zusagen und Absagen zeitlich begrenzt werden?
Ja. Für Termine mit Teilnahme-Rückmeldung kann der Verein steuern, bis wann Rückmeldungen sinnvoll sind. Eltern können außerdem Rückmeldungen für ihre zugeordneten Kinder abgeben.
Wo: Dashboard → Veranstaltungen → Termin anlegen → Zu-/Absagefrist
Was funktioniert offline?
Die mobilen Apps sind für den Vereinsalltag unterwegs gedacht. Wichtige Ansichten können lokal zwischengespeichert werden; Offline-Aktionen werden vorbereitet und bei wieder vorhandener Verbindung synchronisiert.
Finanzen, SEPA & Rechnungseinreichung
Was ist der Unterschied zwischen Standard- und Erweiterter Finanzverwaltung?
Die Standard-Finanzverwaltung umfasst Beitragsverwaltung, Zahlungsstatus und Erinnerungen. Die Erweiterte Finanzverwaltung schaltet zusätzlich Vereinskasse, mehrere Konten, Belege, Umbuchungen, Familienbeiträge sowie Bereichs- und Ereigniszuordnungen frei.
Wo: Dashboard → Einstellungen → Module & Funktionen → Erweiterte Finanzverwaltung
Wie funktioniert Rechnung einreichen?
Mitglieder können Rechnungen, Quittungen oder Auslagen digital einreichen. Berechtigte Personen prüfen die Einreichung, stellen Rückfragen, lehnen sie ab oder buchen sie als bezahlt. Nach der Buchung landet die Ausgabe in der Vereinskasse.
Wo: Dashboard → Finanzen → Rechnungen
Kann eine Zahlung einem Event zugeordnet werden?
Ja, in der erweiterten Finanzverwaltung kann eine Zahlung oder Buchung optional einem Ereignis zugeordnet werden. Das hilft bei Auswertungen für Feste, Turniere, Auftritte oder einzelne Projekte.
Wo: Dashboard → Finanzen → Vereinskasse → Buchung → Ereignis
Welche SEPA-Exporte gibt es?
Für SEPA-relevante Beiträge gibt es eine CSV-Prüfliste zur Kontrolle und einen bankfähigen XML-Export für Lastschriften. Vor dem Bankexport müssen IBAN, Mandatsreferenz, Mandatsdatum, Gläubiger-ID und Fälligkeit korrekt gepflegt sein.
Wo: Dashboard → Finanzen → Beiträge → SEPA-Export
Was sind Spendenquittungen in Vereinsheld?
Spendenquittungen sind ein Modul der erweiterten Finanzverwaltung. Berechtigte Personen können Entwürfe erstellen, Spenderdaten erfassen, Quittungen ausstellen, als PDF öffnen und stornierte Quittungen nachvollziehen. Vereinsheld ersetzt dabei keine steuerliche Prüfung durch Verein, Vorstand oder Steuerberatung.
Wo: Dashboard → Spendenquittungen
Wer darf Spendenquittungen erstellen oder ausstellen?
Sichtbarkeit und Aktionen hängen von Finanzmodul, erweiterter Finanzverwaltung, aktivem Modul Spendenquittungen und den Berechtigungen DONATION_RECEIPTS_VIEW, DONATION_RECEIPTS_CREATE, DONATION_RECEIPTS_ISSUE und DONATION_RECEIPTS_MANAGE ab. Vereinsadmins haben diese Rechte automatisch.
Wo: Dashboard → Rollen → [Rolle] → Berechtigungen → Spendenquittungen
Welche Vereinsdaten werden für Spendenquittungen benötigt?
Pflicht sind Name und Anschrift des Vereins als Aussteller (vorbelegt aus den Vereinsdaten), Finanzamt und Steuernummer samt Datum – entweder aus dem Freistellungsbescheid (dann auch der letzte Veranlagungszeitraum) oder aus der Feststellung nach § 60a AO –, die begünstigten Zwecke, die Satzungszwecke, der Ausstellungsort und die Angabe, ob Mitgliedsbeiträge steuerlich abziehbar sind. Fehlen Pflichtangaben, blockiert Vereinsheld das Ausstellen und zeigt an, was noch fehlt.
Wo: Dashboard → Spendenquittungen → Einstellungen
Können ausgestellte Spendenquittungen geändert werden?
Ausgestellte Quittungen werden nicht still überschrieben. Wenn eine Korrektur nötig ist, sollte die Quittung storniert und anschließend eine neue Quittung erstellt werden. So bleibt nachvollziehbar, welche Quittung wann ausgestellt oder storniert wurde.
Wo: Dashboard → Spendenquittungen → Detail
Vereinscloud
Was ist die Vereinscloud?
Die Vereinscloud ist ein geschützter Ablageort für Dokumente, Belege und Bilder. Ihr könnt Ordner und Unterordner anlegen, Dateien hochladen, anzeigen, herunterladen und bei entsprechender Berechtigung löschen.
Wo: Dashboard → Vereinscloud
Wer darf Dateien hochladen oder löschen?
Upload und Verwaltung laufen über Berechtigungen. Nutzer mit CLOUD_UPLOAD können Dateien hochladen. Nutzer mit CLOUD_MANAGE können Ordner verwalten und löschen. Löschfunktionen sind bewusst im Bearbeiten-Modus gebündelt.
Wo: Dashboard → Rollen → [Rolle] → Berechtigungen → Vereinscloud
Werden Bilder in der Vereinscloud datensparend angezeigt?
Ja. Bilder werden für die Anzeige als kleine Vorschau und als optimierte Webgröße bereitgestellt. Das Original bleibt erhalten, wird aber nicht für jede Vorschau geladen.
Kommunikation, Umfragen & Newsletter
Welche Kommunikationswege gibt es?
Vereinsheld bündelt Chat, Ankündigungen, Push-Benachrichtigungen, Newsletter und Kontaktlisten. Welche Nutzer Chat oder andere Bereiche verwenden dürfen, steuert ihr über Berechtigungen.
Wo: Dashboard → Postfach / Ankündigungen / Newsletter
Wie funktionieren Umfragen und Abstimmungen?
Ihr legt Frage, Antwortoptionen, Laufzeit und Zielgruppe fest. Teilnehmer werden benachrichtigt, können abstimmen und je nach Einstellung Ergebnisse sehen. Bei nicht anonymen Abstimmungen sind Teilnehmerbezüge sichtbar, wenn der Verein dies so konfiguriert.
Wo: Dashboard → Abstimmungen
Wie funktioniert das Double-Opt-in beim Newsletter?
Wenn jemand das öffentliche Anmeldeformular ausfüllt, erhält die Person eine Bestätigungsmail. Erst nach Klick auf den Bestätigungslink wird sie in die Kontaktliste eingetragen. Einwilligung und Zeitpunkt werden dokumentiert.
Wo: Dashboard → Newsletter-Anmeldung
Daten, Import & Hilfe
Wie werden meine Daten geschützt?
Vereinsheld verarbeitet Vereinsdaten DSGVO-bewusst und stellt auf Anfrage einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO bereit. Weitere Details findet ihr in der Datenschutzerklärung und im AVV.
Kann ich Daten aus meiner alten Software übernehmen?
Ja. Über den Excel-Import (.xlsx) lassen sich Mitglieder, Kontakte, Termine und Beitragsarten aus Excel-Listen und anderen Systemen übernehmen. Prüft die Importvorschau sorgfältig, bevor ihr Daten endgültig übernehmt.
Wo: Dashboard → Einstellungen → Import & Export
Was passiert, wenn ich Tarifgrenzen überschreite?
Erreicht ihr ein Limit, blockiert Vereinsheld nur das Anlegen neuer Einträge in diesem Bereich; bestehende Daten bleiben erhalten. Das Mitgliederlimit bezieht sich auf die aktuelle Zahl eurer Mitglieder. Die Free-Kontingente für Termine, Finanzbuchungen, Umfragen und Nachrichten zählen dagegen alles, was insgesamt angelegt wurde – Löschen gibt kein Kontingent zurück. Mehr Spielraum bekommt ihr mit einem passenden kostenpflichtigen Tarif.
Ich habe eine weitere Frage – wo bekomme ich Hilfe?
Schreibt uns über das Kontaktformular oder direkt per E-Mail an kontakt@vereinsheld.app. Feature-Wünsche und Verbesserungsvorschläge könnt ihr zusätzlich direkt in der App einreichen.
Wo: Dashboard → Feature-Wünsche